Bagaimana melakukan Toolbox Meeting secara Efektif

 

Assalamualaikum Waarohmatollahi Waabarokatuh....

Pembahasan kali ini sedikit memberikan gambaran tentang bagaimana seorang Supervisor harus melakukan Toolbox Meeting dan bagaimana agar TBM tersebut berjalan se - efektif mungkin, serta menggunakan waktu yang sangat singkat namun jelas.

Toolbox Meeting adalah sarana komunikasi antara Pekerja dan Level Pengawas saat akan melakukan sebuah pekerjaan, yang dimana didalam Toolbox Meeting tersebut pembahasannya sebisa mungkin tak lepas dari Topik atau rencana pekerjaan yang akan dilakukan.

Beberapa hal dibawah ini harus dibuat sebagai catatan oleh seorang Supervisor mengenai konsep Toolbox Meeting adalah :

1. Seberapa sering kita harus melakukan Toolbox Meeting?

Disarankan melakukan Toolbox Meeting secara berkala, misalnya setiap hari sebelum pekerjaan berlangsung atau seminggu sekali, sehingga pekerja menjadi terbiasa dan menjadikan pertemuan ini sebagai bagian dari rutinitas kerja.

2. Dimana lokasi yang tepat melaksanakan Toolbox Meeting?

Pilihlah tempat yang nyaman dan bebas dari gangguan. Mungkin Anda tidak ingin para pekerja sulit berkonsentrasi dan melewatkan pesan keselamatan yang Anda sampaikan karena lokasi yang bising, lokasi terlalu panas atau dingin. Jadi, pastikan di tempat yang Anda pilih, semua pekerja yang hadir dapat mengikuti pertemuan dengan efektif.

3. Kapan waktu terbaik melaksanakan Toolbox Meeting?

Pilihlah waktu yang tidak mengganggu aktivitas kerja dan dimana pikiran serta konsentrasi pekerja masih segar dan fokus. Pagi hari sebelum memulai pekerjaan adalah waktu yang tepat untuk melaksanakan Toolbox Meeting.

4. Berapa lama waktu pelaksanaan Toolbox Meeting?

"Keep It Short & Simple (KISS)" adalah moto yang harus Anda pegang. Sampaikan pesan keselamatan dengan ringkas, padat, dan jelas. Durasi pelaksanaan Toolbox Meeting idealnya berlangsung antara 5-15 menit. Sebagian besar supervisor melaksanakannya dalam waktu 10 menit.

5. Materi atau topik keselamatan apa yang sebaiknya dibahas?

Sebaiknya Anda memilih topik yang berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan. Dalam menentukan topik Toolbox Meeting, Anda dapat mempertimbangkan beberapa hal berikut ini:

• Potensi bahaya apa yang terkait pekerjaan yang akan dilakukan
• Kecelakaan kerja atau near misses apa yang sering atau pernah terjadi terkait pekerjaan yang akan dilakukan
• Pedoman atau Prosedur kerja yang berkaitan dengan pekerjaan yang akan dilakukan
• Alat pelindung diri apa yang harus digunakan terkait pekerjaan yang akan dilakukan

Isu atau informasi terbaru mengenai K3 atau berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan juga bisa dijadikan bahan pertimbangan dalam menentukan topik Toolbox Meeting. Misalnya, ada regulasi terbaru mengenai bekerja di ketinggian, jika hal itu berhubungan dengan pekerjaan yang akan Anda lakukan, Anda bisa menjadikan topik tersebut sebagai materi Toolbox Meeting.

6. Apakah supervisor harus memilih satu topik pembahasan saja?

Ya, topik pembahasan Toolbox Meeting harus spesifik. Penyajian materi yang bertele-tele hanya akan membuat suasana pertemuan jadi membosankan. Misalnya, Anda ingin membahas mengenai bahaya di tempat kerja, mungkin Anda bisa menentukan bahaya yang lebih spesifik seperti terpeleset atau bahaya terkena jatuhan benda dari atas dan cara pengendaliannya.

7. Berapa lama persiapan yang harus supervisor lakukan untuk melakukan Toolbox Meeting?

Tidak banyak, namun bukan berarti Anda tidak mempersiapkannya sama sekali. Setelah memilih topik, pastikan Anda telah mengetahui dan memahami pedoman K3 terkait topik yang diangkat dan buatlah catatan berupa poin-poin penting mengenai materi Toolbox Meeting. Anda bisa berdiskusi dengan supervisor lain untuk meminta saran tentang hal-hal apa saja yang sebaiknya disertakan dalam catatan.

8. Apakah dalam penyampaian materi, supervisor hanya perlu membacakan poin-poin yang telah ia buat?

Mungkin ini cara sederhana, namun bukan ide yang baik. Penyampaian materi dengan cara membacakan akan membuat penyajian materi jadi membosankan dan tidak efektif. Cobalah sebisa mungkin untuk menyampaikan materi dengan kata-kata Anda sendiri dengan menjadikan poin-poin yang telah Anda buat sebagai referensi saja. Maka dari itu, sangat penting bagi seorang supervisor untuk memahami materi yang akan ia bahas pada Toolbox Meeting.

9. Apakah menggunakan alat bantu visual dalam penyampaian materi dibolehkan?

Tentu saja. Alat bantu visual dalam sebuah presentasi bisa menjadi sarana yang ampuh dan efektif untuk meningkatkan dampak atau pengaruh terhadap audiensi (pekerja). Penggunaan kata dan visual yang sesuai bisa menguatkan pesan yang ingin disampaikan dalam presentasi. Untuk Toolbox Meeting, Anda dapat menggunakan alat bantu visual berupa gambar, grafik, video, atau peralatan pendukung yang berhubungan dengan topik Toolbox Meeting.

Misalnya, jika Anda berbicara tentang perkakas tangan yang rusak atau berbahaya, Anda bisa menunjukkan contohnya kepada pekerja. Jika topik pertemuan membahas tentang cara mengoperasikan forklift, ada baiknya Anda menunjukkan bagaimana hal itu harus dilakukan.

10. Apakah supervisor harus mengajak para pekerja terlibat dalam diskusi?

Ya, Anda harus mengajak para pekerja untuk lebih aktif menyampaikan pendapat dan mengajukan pertanyaan dalam Toolbox Meeting. Anda bisa meminta pendapat mereka mengenai topik yang dibahas. Selalu respons setiap pertanyaan yang diajukan oleh pekerja. Ini penting, bagaimanapun keaktifan pekerja dalam Toolbox Meeting dapat mencerminkan kepedulian mereka mengenai penerapan K3 di tempat kerjanya.

11. Apa yang harus dilakukan supervisor untuk menanggapi pertanyaan yang diajukan pekerja?

Jika pertanyaan yang mereka ajukan relevan dengan topik yang dibahas dan Anda mengetahui jawabannya, berikanlah respons terbaik untuknya. Namun, jika Anda tidak mengetahui jawabannya, katakan padanya bahwa Anda akan mencari tahu terkait pertanyaan tersebut dan akan memberikan jawaban pada Toolbox Meeting berikutnya.

Lain halnya jika pertanyaan tidak relevan dengan topik bahasan, katakan pada pekerja tersebut bahwa Anda akan membahas secara pribadi setelah Toolbox Meeting selesai.

12. Haruskah supervisor mendokumentasikan pelaksanaan dan kehadiran pekerja?

Ya, setiap pekerja yang menghadiri pertemuan harus menandatangani formulir Toolbox Meeting yang telah disediakan. Anda sebagai supervisor juga harus membuat MOM (Minutes of Meeting) dari topik yang didiskusikan, termasuk keluhan, permasalahan, dan saran dari audiensi, serta pastikan Anda menindaklanjutinya.

Follow up pertanyaan yang tidak bisa dijawab saat Toolbox Meeting. Pastikan Toolbox Meeting terdokumentasikan dengan baik, seperti foto pelaksanaan dan absensi pekerja yang hadir. Dokumentasi pelaksanaan Toolbox Meeting dapat digunakan sebagai bukti bahwa pekerja telah mendapatkan informasi keselamatan secara spesifik, juga sebagai pedoman memberikan pelatihan kepada pekerja.

13. Adakah saran agar Toolbox Meeting lebih efektif?

Berikut adalah teknik yang dapat digunakan supervisor agar pelaksanaan Toolbox Meeting lebih efektif, antara lain:

• Prepare (Lakukan persiapan sebaik mungkin, cari referensi sebanyak-banyaknya dan pahami materi Toolbox Meeting yang akan Anda sampaikan)
• Pinpoint (Fokuslah pada tujuan dan tetaplah sederhana, berikan poin-poin kunci. Jangan membuat bosan audiensi dengan memberi penjelasan yang menyeluruh dalam satu sesi. Fokus pada satu topik pembahasan)
• Personalize (Jalin komunikasi dua arah antara supervisor dengan pekerja dan sesekali menggunakan humor. Ini akan menjadikan pertemuan lebih akrab dan hangat serta menjaga audiensi tetap memperhatikan Anda. Hal ini juga memungkinkan mereka untuk lebih mengingat apa yang telah dibahas)
• Pictorialize (Sajikan materi Toolbox Meeting tidak hanya secara lisan, namun dalam bentuk visual juga. Gunakan alat bantu visual, berupa gambar, grafik, video, atau peralatan pendukung lainnya bila memungkinkan)
• Prescribe (Pastikan Anda menyampaikan topik pembahasan secara tepat kepada audiensi tentang apa yang seharusnya dan tidak seharusnya dilakukan agar mereka dan rekan kerjanya bekerja dengan aman dan selamat)

Sebagai supervisor, pastikan Anda memahami poin-poin penting mengenai Toolbox Meeting di atas. Meski hanya berlangsung dalam hitungan menit, pelaksanaan Toolbox Meeting harus dipersiapkan sebaik dan se-efektif mungkin. Pastikan para pekerja yang terlibat memahami penjelasan Anda pada Toolbox Meeting.

Demikian pembahasan tentang bagaimana sebuah komunikasi berjalan efektif dan mencapai suatu tujuan yang diharapkan, karena Dasar sebuah pencapaian adalah membangun hubungan.

Semoga bermanfaat untuk kita semua dan Salam Safety...!!!!