Sebagai Orang K3, Ini Yang Harus Anda Tahu Tentang Management Of Change (MOC)

 

Manajemen Perubahan (Management of Change)

Mungkin selama ini kita sudah pernah mendengar tentang Manajemen Perubahan atau Management of Change, namun masih belum faham tentang bagaimana penerapannya.

Sebagai seorang Praktisi K3 atau HSE, apakah harus memahami mengenai Manajemen Perubahan (Management of Change)? Iya tentu, anda sebagai seorang Praktisi wajib memahami tentang MoC, karena sebagai seorang Advisor anda harus mengetahui dampak serta risiko dari perubahan yang dilakukan, sehingga dapat memberikan saran dan mitigasi agar proses berjalan dengan Aman.

Perubahan-perubahan sering dilakukan di tempat kerja untuk meningkatkan produktifitas atau mengurangi tingkat risiko, perubahan bisa terjadi pada metode, proses, perubahan sementara atau pada fasilitas yang digunakan untuk bekerja. Perubahan-perubahan ini bisa berpotensi menciptakan bahaya baru di tempat kerja. Meskipun tujuan utama dari perubahan yang diusulkan pasti untuk hal yang lebih baik, namun perlu analisa yang terstruktur untuk menganalisa potensi bahaya yang dapat ditimbulkan dari perubahan yang dilakukan. Cara untuk mengelola dan memantau perubahan agar tidak menimbulkan bahaya baru perlu dibuat prosedur yang mengatur tentang perubahan tersebut, prosedur itu sering dikenal dengan Management of Change (MOC).

Beberapa jenis perubahan di tempat kerja dapat berupa Perubahan administratif, perubahan organisasi, Perubahan Sementara dan juga perubahan teknis.

1. Perubahan Administrasi

Perubahan administrasi bisa terjadi seperti pada perubahan prosedur, sebagai contoh adalah perubahan frekuensi pemeriksaan atau perubahan perawatan pada unit-unit produksi. Perubahan pada prosedur mungkin dianggap tidak perlu dibuatkan MOC oleh sebagian orang karena tidak memberikan dampak yang signifikan, namun akan sangat dibutuhkan karena tidak semua fungsi atau pekerja mengetahui adanya perubahan, sehingga hal ini dapat membahayakan bagi pekerja yang lain.

2. Perubahan Organisasi

Perubahan struktur organisasi secara besar-besaran memerlukan analisa dampak yang mendalam, perubahan organisasi yang perlu dilakukan analisa seperti:

1. Perubahan gilir kerja atau penambahan jam kerja karyawan
2. Perubahan jumlah pengawas yang mempengaruhi kualitas pengawasan
3. Merubah filosofi perubahan
4. Penggunaan kontraktor untuk melakukan pekerjaan.

3. Perubahan Teknis

Perubahan teknis yang memerlukan MOC adalah perubahan teknis yang mempengaruhi operasional, seperti merubah bentuk peralatan atau desain, merubah proses, menambah atau mengurangi material atau dosis, merubah fungsi peralatan.

Penerapan Management Of Change (MOC)

Manajemen Perubahan atau Management of Change (MOC) merupakan bagian dari sistem manajemen yang dapat berfungsi sebagai alat untuk melakukan kontrol terhadap perubahan yang dilakukan sehingga tidak menimbulkan bahaya baru.

Untuk menerapkan MOC perlu komitmen yang kuat dari manajemen perusahaan dan semua pekerja, prosedur terkait MOC harus dibuat dan dikomunikasikan ke seluruh pekerja. Tujuan dari prosedur MOC adalah untuk memastikan bahwa langkah-langkah perubahan dari mulai dicetuskan, dimulai, dilaksanakan, dievaluasi, dan sampai ditindak lanjutin telah diketahui dan disetujui oleh pihak-pihak yang kompeten dan bertanggung jawab terhadap perubahan yang dilakukan agar tetap aman.

Keuntungan Menerapkan Management Of Change (MOC)

1. Keuntungan Bagi Keselamatan Kerja (Safety)

Safety merupakan alasan utama yang perlu dipertimbangkan untuk melakukan suatu manajemen perubahan (MOC), dengan dilakukannya MOC dapat mengurangi jumlah kerugian dan kecelakaan yang disebabkan karena :

• Bahaya yang timbul dari perubahan lebih cepat teridentifikasi
• Mengurangi dampak pencemaran lingkungan akibat perubahan yang dilakukan mungkin saja menyebabkan bahan beracun terlepas ke lingkungan

2. Keuntungan Bagi Produksi dan Perusahaan

Dengan adanya MOC perubahan yang dilakukan bisa menunjang peningkatan produktifitas tanpa mengalami kerugian yang banyak, baik dari proses produksi maupun dari penggunaan material. Selain itu juga MOC dapat mengurangi kerugian akibat perbaikan yang sering terjadi.

Peningkatan produktifitas dan berkurangnya kerugian tentu akan memberikan keuntungan bagi perusahaan, selian itu citra perusahaan akan meningkat.

Perubahan Apa Saja Yang Memerlukan MOC ?

Banyak perubahan yang terjadi di tempat kerja kita, namun tidak semua perubahan yang terjadi memerlukan MOC, berikut beberapa kriteria yang dapat membantu Anda untuk menentukan suatu perubahan memerlukan management of change atau tidak.

1. Perubahan Yang Sejenis / Tidak Sejenis

Jika perubahan yang dilakukan adalah mengganti peralatan dengan peralatan lain yang memiliki fungsi dan spesifik yang sama, maka perubahan ini tidak memerlukan MOC. 

Perubahan dikatakan sejenis jika :

Spesifikasinya sama (dimensi, berat, dan lain-lain)

• Peralatan atau material baru yang setara dengan yang aslinya, bukan perubahan pada model atau dari pemasok yang baru. Pergantian pemasok harus dianalisa dengan menggunakan MOC.
• Pergantian yang menjadi bagian dari perbaikan rutin, perubahan item yang sejenis yang telah diketahui masa penggunaannya (life time). Jika perubahan sejenis yang dilakukan mengalami kegagalan maka perlu dilakukan analisa dengam MOC.
• Semua kondisi dan proses tetap sama dengan yang aslinya, tidak memerlukan perubahan pada pemeliharaan dan pemeriksaan.

Dengan demikian, jika perubahan dilakukan dengan peralatan yang tidak sejenis maka perlu dilakukan analisa dengan menggunakan proses MOC.

2. Perubahan Yang Kritikal

Perubahan yang dianggap penting (critical) adalah perubahan yang dapat menyebabkan kecelakaan fatal jika tidak dikelola dengan benar. Perubahan critical ini perlu diawasi dari awal dimulai sampai dievaluasi hasilnya.Sehingga memerlukan Management of change (MOC).

Perubahan critical yang membutuhkan biaya yang mahal perlu dilakukan Analisa Risiko yang sistematis agar menjadi pertimbangan perlu atau tidaknya perubahan dilakukan dengan melihat risiko yang ditimbulkan. Penting atau tidaknya suatu perubahan maka perlu dilihat dengan proses MOC.

3. Perubahan Darurat

Perubahan darurat merupakan perubahan yang dilakukan karena pertimbangan dari manajemen bahwa potensi bahaya akan lebih besar jika tidak dilakukan perubahan. Perubahan darurat dilakukan karena alasan berikut :

• Jika tidak dilakukan perubahan akan menyebabkan kecelakaan pada pekerja, kerusakan lingkungan, kerugian operasional, dan kerusakan harta benda.
• Perubahan harus dilakukan agar tidak melanggar regulasi pemerintah
• Perubahan harus dilakukan agar tidak ada pengaduan dari masyarakat

4. Perubahan Sementara

Perubahan yang bersifat sementara dengan tujuan untuk uji coba yang dapat berdampak pada kecelakaan atau gagalnya operasional harus dibuatkan MOC. Perubahan sementara juga bisa berupa perubahan sementara operasional dari yang biasanya dilakukan seperti by-pass. Perubahan ini memiliki batasan waktu yang ditentukan sebelumnya.

5. Perubahan Yang Jarang Dilakukan

Perubahan yang jarang dilakukan yang sebelumnya pernah dilakukan dan akan diulangi dalam jangka waktu yang lama, jika pada saat pertama perubahan sudah dilakukan MOC, maka untuk yang selanjutnya tidak memerlukan MOC. Kecuali jika pada perubahan pertama terjadi kegagalan.

6. Perubahan Instrumen / Teknologi

Perubahan ini biasanya terjadi karena adanya teknologi baru yang memungkinkan pekerjaan atau aktifitas dilakukan lebih dekat dari batas aman yang telah ditentukan. 

7. Perubahan Besar / Perubahan Kecil

Perubahan besar biasanya melibatkan banyak modifikasi peralatan, sistem instrumen dan prosedur administrasi, hal ini harus memerlukan proses MOC. 

Namun, perubahan kecil tidak memerlukan MOC karena mereka dapat diimplementasikan dengan cepat dan dengan syarat tidak menimbulkan dampak yang signifikan pada operasional. 

Demikian sekilas mengenai Management of Change (MOC), bahwa hampir semua perubahan yang terjadi harus dianalisa dengan menggunakan proses MOC. Namun kembali lagi ke perusahaan masing-masing, perusahaan dapat menentukan sendiri kriteria perubahan yang memerlukan MOC. Dasar untuk menentukannya adalah besarnya dampak yang dapat ditimbulkan dari perubahan yang akan dilakukan, baik dari segi operasional maupun keselamatan pekerja. Lakukan langkah-langkah management of change yang benar agar tidak ada yang terlewatkan sehingga terjadi kegagalan pengawasan.

Semoga bermanfaat dan Salam K3.....!!!

Source : 

Management of Change - S.E.A.L. International.